简介
“验厂与供应商合规” 是一款供应链工具，用于收集、验证和管理供应商及生产单位的数据。在该工具中，您还可以收集和存储供应商的各类文件，如证书、许可证、政策文件等。此外，还能补充添加与供应商及生产单位相关的其他信息。如需了解更多可用字段，请访问以下链接：
文件类型
为明确需要收集哪些文件以及文件的存储位置，我们建议您先定义 “文件类型”。通过文件类型，您可以进行搜索和筛选，还能设置特定的相关参数。
相关设置包括：审批 / 激活流程以及过期 / 有效期。
当您决定通过验厂收集文件时，需确定供应商或生产单位需要上传哪些类型的文件。
审批流程
关于审批 / 激活，有两种可选方式：
- 文件需经过审核并获得批准后，才能在供应商或生产单位页面生效并可供查看。
- 文件提交后立即生效。
若您要求文件需经过审核和批准，还需指定负责人，可为单个用户或一个用户组。您可以在 “文件审批” 项下进行设置。
默认设置为文件需要审批。若您无需此设置，请联系客服，他们将为您修改账户配置。
如需了解更多关于如何在 Qarma 中配置文件审批流程的信息，请参考本指南。
过期设置
文件要么会过期，要么会一直有效，直至手动归档。
过期时间在文件类型中设置，而实际的过期日期则在文件上传或获批时确定。
收集文件
向供应商或生产单位页面添加文件有两种方式：
- 由有权限的团队成员直接在供应商或生产单位页面上传。
- 供应商或生产单位在在线验厂或评估中上传文件。
对于方式1，您可以在页面的特定位置操作，也可以点击右上角的 “添加文件” 按钮进行上传。
对于方式2，需要将其设置到特定验厂或评估所使用的检查清单中。此时，您需要选择 “生产单位数据” 或 “供应商数据” 这一检查点类型，并选定您希望收集的特定文件类型。
归档
若文件已过期，或因其他原因不应再在供应商或生产单位页面显示及生效，您可以选择将其归档。
在供应商或生产单位页面的文件上点击三个点图标，您可以选择 “归档文件”“删除文件” 或 “查看全部”。若选择 “归档文件”，该文件将被移至归档处，且随时可在归档中找到。
您可以通过点击相应供应商或生产单位页面右上角的三个点图标，然后选择 “查看所有文件” 来访问归档。
筛选
若想全面了解所有供应商或生产单位及其文件状态，最简单的方法是使用供应商或生产单位列表中的筛选功能。
在这里，您会看到一个搜索栏，旁边有一个标有 “显示筛选器” 的按钮。点击该按钮后，您可以选择特定的文件类型或文件组。选定相关文件类型后，您还能选择想要查看的文件状态，具体选项如下：
无文件：适用于尚未上传任何文件的情况。
已过期或已拒绝：适用于文件已失效的情况。
过期日期：2 个月内过期、6 个月内过期、1 年内过期，适用于需要按特定过期日期筛选的情况。
计划中或进行中：适用于验厂已预约或正在进行的情况。
审核中：适用于文件正在等待审核方审核的情况；“有效或已批准” 则适用于文件有效且可使用的情况。
选择筛选条件后，列表会自动缩小范围，只显示符合条件的供应商或生产单位。
如果您感兴趣，欢迎随时联系我们，获取免费演示，了解我们能为您提供的服务！如果您已是我们的客户，且希望在您的服务组合中添加此类检验，请联系 support@qarmainspect.com 或您的专属联系人。